Tänään on 24.01.2017 19:13 ja nimipäiviään viettävät: Senja ja Jarl. MOBIILIVERSIO M.BLOGIVIRTA.FI

Perheyrittäjyys Family Business: Projektiryhmän johtaminen

Julkaistu: · Päivitetty:

Kuvat Margit Mannila Projektiryhmän johtaminen Projektipäällikön roolit  Projektipäällikön on osattava samat johtamistaidot kuin linjaesimiestenkin, toteaa Pelin (2011, 263). Uskallan käytännön projektikokemuksella väittää että projektipäällikön pitää hallita johtamistaidot paremmin kuin linjaesimeisten, sillä hänellä ei ole käytettävissä kaikkia linjaesimiehen keinoja, sillä  suhteessa projektin jäseniin hän on asiajohtajan roolissa. Projektipäällikkö organisoi projektin ja hänen tulee valita oikeat henkilöt tehtäviin, hän kannustaa ja motivoi johtoryhmää. Hän antaa tehtävät projektitiimille, valvoo niiden suoritusta sekä selvittelee ne kaikki yllätykset, mitä projekteihin aina tavalla tai toisella liittyy.  Projektipäällikön roolit ovat Esimiehen rooli projektiryhmän suhteen Asiantuntijan rooli. Mitä pienempi projekti, sitä enemmän projektipäällikkö osallistuu projektin sisällön määrittelyyn ja tekemiseen. Myyjän rooli asiakkaan suhteen. Usein projektipäällikkö on keskeisin kontaktipinta asiakkaan edustajiin. Neuvottelijan rooli projektiin liittyvissä lukuisissa neuvotteluissa ja kokouksissa. Tilaajan rooli projektiin liittyvien alihankintojen ja sopimusten suhteen. Tiedottajan rooli on projektissa olennainen. Projektipäällikön tulee varustaa projektiryhmä tarvittavalla informaatiolla, raportoida johdolle, välittää tietoa projektin ja sidosryhmien kesken ja tiedottaa projektista ulospäin. (Pelin 2011, 264-265.) Projektipäällikön taitoalueet voidaan jakaa kolmeen osa-alueeseen projektin tekniikan osaaminen projektihallinnan osaaminen ihmisten johtamistaidot Etenkin pienissä projekteissa korostuu projektipäällikön asiaosaaminen, sillä hän on keskeinen tekijä. (Pelin 2011, 265-266.) Projektipäällikön keskeisiä ominaisuuksia ovat taito antaa tehtävät siten, että suorittaja motivoituu ja sitoutuu työn tekemiseen kyky hahmottaa projektin tekniikka kokonaisuutena halukkuus ottaa vastuuta kyky ottaa kriisitilanteet ja ongelmat haasteena, kestää stressiä neuvottelutaito ja asiakassuhteiden hoito pyrkimys ennakoida ongelmia ja poistaa niitä määrätietoisuus, ei lannistu helpolla ihmisten yksilöllisyyden huomioiminen, yhteistyöominaisuudet Puutteita projektipäällikön toiminnassa ovat:  puuttuminen joka asiaan, ei osaa delegoida yksin tekeminen, ei hoida tiedottamista ja valvontaa ei osaa päättää, odottaa ongelmien hoituvan itsestään ei hallitse omaa ajankäyttöään teknisesti orjentoitunut, ihmiset unohtuvat (Pelin 2011, 266.) Kun projektipäällikkö toimii asiakkaan kanssa, tulee hänen huomata mm.: edustat yritystäsi, et vain projektia pyri pitkäjänteisiin asiakassuhteisiin äläkä maksimoi vain lyhyen tähtäimen hyötyä luo luottamuksellinen yhteistyöilmasto pidä sopimuksesta kiinni, uudet toivomukset ovat lisätöitä (=lisälaskutusta) suunnittele yhteydenpitomenettelyt, tee neuvotteluista pöytäkirja, tärkeät kohdat hyväksytään allekirjoitetuilla pöytäkirjoilla laadi tavoitteiden kannalta tärkeistä asioista päätösehdotus ota huomioon kaikissa toiminnoissa asiakkaan kohtuulliset vaatimukset älä koskaan puhu pahaa omasta tai asiakkaan organisaatiosta (Pelin 2011, 266.) Alihankkijoiden ja toimioiden suhteen huomioi seuraava: hoida sopimusneuvottelut ja käytä apuna linjaorganisaation asiantuntijoita vaadi alihankkijoilta heidän projektinsa suunnitelmat ja aikataulut määrittele tehtävät selkeästi seuraa alihankkijoiden tehtävien edistymistä, vaadi raportointia ja käy paikan päällä koordinoi eri osapuolien tehtävien ajoitus suunnittele ja valmistele tarvittavat kokoukset puutu heti myöhästymisiin  Linjaorganisaation suhteen huomioi seuraavat asiat: tiedota projektista kaikille esimiehille, joilta vaaditaan resurssipanosta varaa resurssit mahdollisimman ajoissa ylläpidä hyvät henkilösuhteet ja pyri saamaan asiat etenemään neuvottelemalla, ole jämäkkä, mutta älä painosta liikaa seuraa myös linjaorganisaatiossa hoidettavia projektiin liittyviä tehtäviä, puutu ongelmatilanteisiin aktiivisesti seuraa myös liittyvien projektien edistymistä (Pelin 2011, 266-267.) Tämä menestystekijäluettelo (Ruohotie 1991) sopii mainiosti myös projektin johtamiseen Tehokkuus suuntautuneisuus: Pyrkimys tehdä asiat entistä paremmin, taito asettaa haasteellisia tavoitteita sekä suunnitella ja organisoida resursseja tehokkaasti. Toiminnallisuus: Toimintojen alkuunpanija ja jouduttaja, taito saada asiat sujumaan, ratkaista ongemia sekä etsiä tietoa. Diagnostiset kyvyt: Omaksuttu käsitys/viitekehyd siitä, miten asiat tapahtuvat; taito analysoida ja johtaa tilanteita. Kyky johtaa ja vaikuttaa: Halu ja tahto vaikuttaa tosiin ihmisiin, halu saavuttaa arvostettu asema. Itseluottamus: Päättävyys ja itsevarmuus, vahva ja myönteinen minäkuva, taito ilmaista itseään. Suullinen esitystaito: Kyky selkeään verbaaliseen ilmaisuun ja kommunikaatioon, kielellinen esitystaito. Loogisuus: Taito erottaa syyt ja seuraukset ja asettaa tapahtumat järjestykseen, taito organisoida ajatuksia ja toimintoja. Kokonaisvaltaisuus: Taito hahmotella ja jäsennellä informaatiota, taito kehittää asioita. Sosiaalisen vallan käyttö: Taito muodostaa ryhmiä. Myönteinen ihmiskäsitys: Luottamus ihmisiin, taito saada puheilla ja eleillä toinen kokemaan itsensä arvostetuksi. Ryhmäprosessin hallinta: Taito saada ihmiset työskentelemään tehokkaasti ryhmässä, yhteistyötaito.  Realistinen minäkuva: Taito arvioida itseään ja tehdä johtopäätöksiä suhteestaan muihin, omien heikkojen ja vahvojen ominaisuuksien tunteminen. (Pelin 2011, 263-268) Toimintaedellytysten luonti  Kun projekti alkaa, on projektipäällikön selvitettävä omat vastuut ja valtuudet. Usein organisaatioissa projektipäällikkö joutuu hyväksyttämään pienetkin päätökset linjajohdolla. (Pelin 2011, 268-269) Projektitiimi  Se, miten projektiorganisaatiosta saadaan yhteen hiileen puhaltava tehokas tiimi, on iso haaste projektipäällikölle. Projektitiimi voidaan määritellä esim. näin, kuten Pelin (2011, 269) sen tekee Projektitiimi on yhteisiin tavoitteisiin sitoutunut ryhmä, jonka jäsenet tukevat toisiaan tehtävien suorittamisesa ja joka aikaansaa korkeatasoisia tuloksia tehokkaasti.  Projektitiimi on yhteisesti vastuussa projektin tavoitteiden saavuttamisesta. Tiimi aikaansaa synergiaa eli tiimin työsaavutus on enemmän kuin sen jäsenten työsaavutusten summa.  Tiimi ei ole itseohjautuva, vaan projektipäälliköllä on kokonaisvastuu. Suuret tiimit eivät toimi käytännössä! (Pelin 2011, 269.) Tiimien rakentamiseen liittyviä hyödyllisiä toimintamalleja voit käydä lukemassa toisesta postauksesta Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien rakentamisessa , joka on Pelinin (2011) teoksessa sivuilla 270-273. Projektiryhmässä toimininen on käytännössä yhteistyötä hyvinkin erilaisten ihmisten  kanssa. Ihmisten tausta ja ominaisuudet tulee ottaa huomioon projektiryhmää koottaessa ja jäsenten tehtävistä ja tavoitteista sovittaessa. Yksilöillä on erilainen työura ja kokemustausta omia henkilökohtaisia tavoitteita työelämän suhteen vapaa-ajan tavoitteita, perheen tavoitteita oma tapansa työskennellä omat positiiviset ja negatiiviset asenteet työstä, projektia ja muita henkilöjä kohtaan Pelin (2011, 275) nostaa esille vielä Esko Härkösen (2000) teoksessa Johtaminen  kiteyttämät motivaation syntymiseen vaikuttavat perustekijät: toiminnanvapaus, itsenäisyys osallistumismahdollisuus kykyjen käyttömahdollisuus, kehittymismahdollisuus aikaansaaminen, onnistuminen haasteellisuus, vastuu. (Pelin 2011, 269-275.) Projektipäällikön urakehitys Pelin (2011, 275-276) toteaa, että projektipäällikön ura rakentuu toiminnasta projektiryhmän jäsenenä asiantuntijatehtävissä, pienen projektin vetäjänä ja siirtyen kokemusten karttuessa vaativampien projektien johtajaksi.  Asiantuntijauran haasteina on se, että yritystoiminnassa palkkaus rakentuu yleensä linjaprganisaation mukaan. Palkkakehitysmahdollisuudet loppuva käytännössä siihen, millä tasolla esimiehen palkka on. Projektipäällikön tehtävässä on hyvät kehittymismahdollisuudet tehtävässä joutuu päivittäin ratkaisemaan uusia asioita johtamistaidollisesti tilanteita on todella paljon ja ne ovat monipuolisia ja tästä syystä projektipäällikön tehtävissä oppii johtamisesta huomattavasti enemmän lyhyessä ajassa kuin linjajohdon tehtävissä. yhteyksiä ulkoisiin yrityksiin projektipäällikkö pitää ulkoisia yhteyksiä asiakkaaseen, alihankkijoihin jne. Näistä kontakteista ja kokemuksista on todella paljon hyötyä! omat toimintavaltuudet suuren projektin johtaminen vaatii paljolti samoja taitoja kuin yrityksen johtaminen haasteet ja mahdollisuudet kasvattavat suurempiin saappaisiin! Olen sitä mieltä, että selviää mistä vain kun oppii työskentelemään projektimaisesti. yleensä projektipäällikön toimintavaltuudet ovat sen verran laajat, että pääsee oikeasti pohtimaan toimiensa vaikutuksia käytäntöön työn tulokset näkyvät projektin tulos kytketään yleensä projektipäällikköön Vastaavasti haastelita ovat vastuun laajuus ja riittämättömät valtuudet mahdollisuudet vaikuttaa asioihin ovat joskus ohuet. Valtuudet eivät ole suhteessa vastuuseen riittävät. stressi stressi ja turhautuminen kun tavoitteet eivät toteudu. kiire- ja ongelmatilanteet projektipäällikkö joutuu "painamaan päälle", jotta saadaan aikaan ratkaisuja ristiriidat linjan kanssa projekti kytkeytyy aina linjaorganisaatioon ja projektipäällikkö voi joutua erimielisyyksiin johtajien kanssa, miten tehtävät pitäisi ratkaista ristiriitoja syntyy myös tarvittavien resurssien saamisesta epävarmuus projektin jälkeen  onko tehtävieä vielä projektin jälkeen? joutuuko vaihtamaan yksikköä vai hakeutumaan asiantuntijatehtäviin vai kokonaan muualle (Pelin 2011, 277-278.)  Projektipäällikön koulutukseen voidaan ottaa seuraavia elementtejä yrityksen ja tuotteiden tuntemus ryhmätyökoulutus myynti- ja neuvottelutaidot projektin ohjauksen menetelmät projektihallintaohjelman käyttökoulutus talous- ja kustannuslaskenta sopimusjuridiikka tehokkaan ajanhallinnan koulutus päätöksenteon ja ongelmanratkaisun koulutus.  (Pelin 2011, 275-278) Projektipäälliköiden sertifiointi  Sertifiointiprosessien tasokohtaiset vaatimukset >> Pätevyyselementit on kuvattu lyhyesti sertifiointiesitteessämme. A Certificated Projects Director B Certificated Project Manager C Certificated Project Management Professional D Certificated Project Management Practioner IPMA Level A - Sertifioitu Projektitoiminnan Johtaja Perusvaatimus: Vähintään viiden vuoden kokemus strategisen tason projektisalkun ja/tai ohjelman johtamisesta viimeisen kahdeksan vuoden aikana, joista kolme vuotta vaativan projektisalkun tai ohjelman vastuullisissa johtotehtävissä sekä kahden vuoden kokemus projektinjohtamisesta. Kahdeksan vuoden ajanjakso voidaan pidentää 12 vuoteen asti riittävin perustein. Ydinpätevyys: Pystyy johtamaan vaativia salkkuja tai ohjelmia. Lisäpätevyydet: Vastaa yrityksen / organisaation tai sen osan vaativan projektisalkun, tai yhden tai useamman tärkeän ohjelman johtamisesta. Myötävaikuttaa strategiaan ja tekee ehdotuksia ylimmälle johdolle. Kehittää projektinjohtohenkilöstöä ja valmentaa projektipäälliköitä parantaakseen näiden projektinjohtamisen pätevyyttä. Johtaa ohjelman tai salkun projektipäälliköitä sekä ohjelmaan tai salkkuun mahdollisesti nimettyjä projektinjohtamisen asiantuntijoita. Kehittää ja toteuttaa projektinjohtamisen vaatimuksia, kulttuuria, prosesseja, menetelmiä, tekniikoita, työkaluja, käsikirjoja, ohjeistoja omalle ohjelmalle tai salkulle. IPMA Level A -tason hakija tarvitsee vaativan referenssisalkun tai -ohjelman, jonka vastuullisena salkku- tai ohjelmapäällikkönä hakija on itse toiminut. Jos hakija ehdottaa referenssiohjelmaa, ohjelman tulee olla päättynyt (korkeintaan kaksi vuotta hakupäivämäärästä), jotta hakijan osuus ohjelman kokonaisvaltaisessa onnistumisessa voidaan arvioida. Referenssisalkun tai -ohjelman tulee olla riittävän vaativa, jotta se voidaan hyväksyä IPMA Level A -sertifiointitason referenssisalkuksi tai -ohjelmaksi. Lue lisää hakijan ohjeesta ! IPMA Level B - Sertifioitu Projektinjohtaja Perusvaatimus: Vähintään viiden vuoden kokemus projektinjohtamisesta viimeisen kahdeksan vuoden aikana, joista kolme vuotta vaativien projektien vastuullisissa johtotehtävissä. Kahdeksan vuoden ajanjakso voidaan pidentää 12 vuoteen asti riittävin perustein Ydinpätevyys: Pystyy johtamaan vaativia projekteja. Lisäpätevyydet: Vastaa kaikista projektinjohtamisen osa-alueista vaativassa projektissa. Toimii yleisjohtoroolissa suuressa projektiryhmässä johtaen osaprojektipäälliköitä tai vastaavia. Käyttää asianmukaisia projektinjohtamisen prosesseja, menetelmiä, tekniikoita ja työkaluja. IPMA Level B -tason hakija tarvitsee vaativan referenssiprojektin, jonka vastuullisena projektipäällikkönä hakija on itse toiminut. Referenssiprojektin tulee olla päättynyt (korkeintaan kaksi vuotta hakupäivämäärästä), jotta hakijan osuus projektin kokonaisvaltaisessa onnistumisessa voidaan arvioida. Referenssiprojektin tulee olla myös projektinjohdollisesti riittävän vaativa, jotta se voidaan hyväksyä IPMA Level B -sertifiointitason referenssiprojektiksi. Lue lisää hakijan ohjeesta ! IPMA Level C - Sertifioitu Projektipäällikkö Perusvaatimus: Vähintään kolmen vuoden projektikokemus projektien vastuullisissa johtamistehtävissä (36 kalenterikuukautta; samanaikaisista projekteista huomioidaan vain yksi, kuuden vuoden ajanjakso voidaan pidentää yhdeksään vuoteen asti riittävin perustein). Ydinpätevyys: Pystyy johtamaan projekteja tai vaativan projektin osaprojektia kaikkien pätevyyselementtien osalta. Lisäpätevyydet: Vastaa kaikkien projektinjohtamisen osa-alueiden johtamisesta projektissa tai vaativan projektin osaprojektissa. Soveltaa yleisiä projektinjohtamisen prosesseja, menetelmiä, tekniikoita ja työkaluja. Lue lisää hakijan ohjeesta ! IPMA Level D - Sertifioitu Projektiosaaja Perusvaatimus: Projektinjohtamisen pätevyyselementtien mukaista kokemusta ei vaadita, mutta hakijalle on etua mahdollisesta projektinjohtamisen tietojen soveltamisesta käytäntöön. Ydinpätevyys: Tuntee pätevyyselementit ja pystyy soveltamaan niitä. Lisäpätevyydet: Osaa soveltaa mitä tahansa pätevyyselementtiä käytäntöön. Voi työskennellä joillakin pätevyysalueilla asiantuntijana. Työskentelee projektiryhmän jäsenenä tai projektihenkilöstön jäsenenä. Omaa laajan projektinjohtamisen tietämyksen ja kyvyn soveltaa sitä. Lue lisää hakijan ohjeesta ! Katso tästä linkistä lisää. (12.1.2017) KS. myös Pelin 2011, 278-28. Lähteet  Mannila, Margit. (2017). Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien rakentamisessa . Perheyrittäjyys. (11.1.2017). Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin. Projektijohtamisen sertifionnit . Projektiyhdistys. (12.1.2017). Ruohotie, P. (1991). Ihmisten johtaminen.